メールしたあとに電話や報告する文化をなくして、メールは必ず見て即レスする文化を根付かせたい。

　

この間、とある報告をメールでしていた人が注意されていた。

「メールを送っただけだったら、相手がメールを見過ごしたらどうするんだ。気づかずにそのままになるじゃないか。」

そういえば、別の日にはこんな注意を受けている人もいた。

「まだ返事が来てないって、ちゃんと電話したのか？メールを送っただけじゃダメだよ。それで返事なんてくるわけないだろうが。」

こうしたやりとりって、日本のオフィスで何度となく繰り返されていると思うのだけど、冷静に考えて異常なのは、注意している側の感覚だ。

日本のビジネスシーンでは、メールについてこう考えられている。

メールとはしょっちゅう見過ごされることがあり、返信がこなくても仕方がないもの

なぜこうなってしまうのだろう。

メールが届いて返事をすぐに返さないのは、ぼくの感覚では相手を無視していることになり大変なマナー違反なのだが、そういう風に考えない人がとても多い。

プライベートならともかく、仕事のメールなんてしょっちゅう確認するわけだから返事くらいすぐ送れるだろうに、そうしない人のなんと多いことか。

忙しいなら、「あとで改めて確認させていただきます」の一言だけでも送ればいいのにそれもしない人がとても多い。

ここにはメールについて、大きな誤認があるように思う。

自分がメールに返信した瞬間から、依頼がスタートするという誤解

なんらかの依頼が届いた際に、「メールを見ましたよ」と返事してしまうと、返事した時点からストップウォッチのカウントがスタートしていると思い込んでいる人が多い。

しかし実際には、依頼者がメールを送った時点からストップウォッチは時を刻み始めているのだ。

メールを遅くに開封したからといって、相手の待ち時間が短くなるわけではない。むしろ確認が遅れたぶん、相手を長く待たせてしまうことになる。

さっさとメールを確認して、その仕事がいつまでに処理可能か返事をしたほうが、送り主は先々の予定がたつので助かるはずだが、いつまでも未読のメールをためこむ人は多い。

見ていないなら返さなくても許される、という謎文化

この感覚は分かりやすいと思う。

なぜならＬＩＮＥがそうだからだ。

いわゆる「既読スルー」という言葉は、メッセージを読んだのに返事がないことを非難する言葉だ。

しかしその裏側では、既読でなければ返事しなくても良いというロジックが成立している。

ＬＩＮＥはプライベートの話だが、実は、仕事でも同じようなケースが多発している。

仕事ができていなかった言い訳に「メールにいま気づきました」と言う人がいることに心当たりはないだろうか。

メールを見ていなかったら許されると無意識に思い込んでしまっているからこそ出る言葉だ。できていない事実は何ら変わらないのに、そのことに気が付かない人はとても多い。

そしてこの言い訳が横行する裏側で、最初に例に挙げた「メールを送っただけじゃダメだよ」の文化が説得力を増していくのである。

メールは必ず見て返事を返すもの、という文化が根付けば、生産性は確実にあがる

ビジネスシーンでは、この「メールをお送りしましたが、ご覧いただけましたか」の確認のための電話が異常に多い。

かける手間もあるが、受け手が本人に取り次ぐ手間もかかる。

さらに本人が外出や席を外していれば、伝言を受けたり携帯電話に連絡を入れるといったさらなる手間がかかってしまう。

ＦＡＸなら機械の不調もあり得るのでまだ理解できるが、ことメールに限っては、今どき「届いてない」はありえない。アドレスが正しければ100％届くだろう。

この程度の誤差を疑ってしまうと、ビジネスが立ち行かなくなるレベルで様々な事柄に対して何重にも確認をせねばならなくなる。

メールの返事が遅い人は、仕事ができない人

メールの返信については色んな著名人が一家言あるようで、少しネットを探しただけでもたくさん名言がでてくる。

ぼくが好きなのは、グーグルの会長であるエリック・シュミットさんの言葉。

普通の人が返信しないのはもっと悪い意味が込められている。”たいていは忙しすぎて、いつ返信できるか、そもそも返信できるかわからない。返事がほしければ、そのまま待っていてくれ。ついでにあんたのことは嫌いだ”という意味だ。

「ついでにあんたのことは嫌いだ」というのが、メールで待ちぼうけを食らっている側の心理をよく突いている。

ソフトバンクの孫正義さんも、かつて代表取締役社長に井上雅博さんを選んだ理由に

「あいつが一番メールの返事が速いからだ」

と答えたという逸話がある。

この手の話は偉いさんなりのジョークのつもりもあるとは思うけれど、メールを素早く返すことが、ビジネスにおいて重要なスキルであることの現れでもあると思う。

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海外の偉いさんも嘆いているように、メールに返事しないのは日本特有の悪しき風習というわけではないらしい。海外でも横行しているようだ。

でも、だからこそ日本には頑張ってもらいたい。

世界でもワーストクラスの生産性を向上させるにあたって、メールの有効活用はあらゆる企業にとって効果的な施策になり得ると思う。